Przyjmowanie delegacji

Delegacje mają różne zadania. Jedne mają na celu przeprowadzenie rozmów i zawarcie porozumień, inne wzięcie udziału w targach, wystawach, zapoznanie się z jakimś odcinkiem życia gospodarczego, a jeszcze inne zorientowanie się w możliwościach nawiązania stosunków w dziedzinie kooperacji, wymiany handlowej itp. Delegacje różnią się również składem osobowym, mogą się w nich znaleźć minister lub prezes albo dyrektor, w innych pracownicy działu handlowego, projektanci, przedstawiciele banków, instytucji finansowych itp.

Skład delegacji nadaje jej odpowiednią rangę i wpływa na sposób jej traktowania. Przyjęcie delegacji wymaga od gospodarzy przygotowania programu, zarezerwowania miejsc w hotelu, zapewnienia środków transportu, przygotowania sali obrad, uzgodnienia wizyt, sporządzenia projektu porozumienia, przygotowania informacji, materiałów pomocniczych, propozycji spędzenia czasu wolnego (np. udział w imprezie kulturalnej, zwiedzanie itp). Im wyższy szczebel delegacji, tym więcej problemów o charakterze organizacyjno-proto- kolamym.

Przygotowanie może mieć charakter programu ramowego lub szczegółowego. W niektórych przypadkach, np. gdy delegacja jest liczna i złożona z odrębnych grup specjalistów oraz osób zajmujących różne pozycje społeczne i zawodowe, a jej cel wymaga różnorodnych form pracy w odrębnych zespołach niezbędny jest wręcz szczegółowy scenariusz przyjęcia delegacji. Program winien uwzględniać przede wszystkim:

– cel i czas trwania wizyty, godziny przyjazdu i odjazdu, zainteresowania gości,

– liczbę gości, ich wiek, płeć, funkcje i zadania oraz kompetencje,

– program poszczególnych dni (dnia) wraz z godzinami posiłków i przerw,

– w przypadku delegacji zagranicznych ustalenie języka rozmowy, zapewnienie, jeżeli to konieczne, tłumacza,

– na końcu programu należy zamieścić niezbędne adresy i telefony.

Przy składzie delegacji (imiennym) podać należy adres pobytu podczas delegacji, możliwość dojazdu, np. plan miejscowości. Gdy program jest już gotowy, należy ustalić osoby odpowiedzialne za poszczególne jego punkty oraz organizatora odpowiedzialnego za cały przebieg wizyty. W przygotowaniu obrad delegacji niezbędne jest określenie, według przyjętego protokołu, hierarchii miejsc siedzących, oznaczając je na sali obrad.