Znaczenie komunikacji w organizacji

Na początku lat dziewięćdziesiątych rozpoczął się w Polsce proces zmian funkcjonowania gospodarki. Dotyczyły one szeregu sfer działań – własności, obiegu informacji, wzajemnych rozliczeń finansowych itd. – obejmując także sferę komunikacji w organizacji. Szczególnie silnie procesy zmian można było obserwować w firmach z kapitałem zagranicznym lub też korzystających z usług zachodnich konsultantów. Wprowadzili oni szereg odmiennych zasad komunikacji oraz procedur organizacyjnych będących nowością w naszych rodzimych firmach. Nie zawsze nowe formy spotykały się z akceptacją pracowników i nie tylko powodem tego stanu rzeczy były odmienności kulturowe.

Komunikowanie się rozumiane jako dwustronny proces przekazywania informacji wpływa na możliwości realizacji interesów danych grup czy poszczególnych jednostek. Dlatego też ingerencja w istniejące procesy komunikacji stanowi również czynnik zmiany w istniejących relacjach władzy, modyfikuje możliwości realizacji celów i interesów zatrudnionych ludzi. I tak np. w firmach o dominującym udziale kapitału zachodniego premiowana była znajomość języka obcego, miody wiek oznaczający wielokrotnie słabsze powiązania nieformalne z funkcjonującymi układami interesów wewnątrz firmy, większą mobilność itp. Nowe kryteria przydatności pracownika uderzały w interesy tych, którzy nie byli w stanie ich spełnić i jednocześnie zajmowali wysokie stanowiska w hierarchii organizacyjnej. Tym samym wprowadzenie nowych zasad komunikacji, to nie tylko funkcjonowanie odmiennej kultury, ale także zmiana układu wzajemnych relacji interesów w przedsiębiorstwie. Komunikacja w organizacji spełnia następujące funkcje:

– 1. informacyjną (edukacyjną) – ludzie przekazują sobie wzajemnie informacje dotyczące spraw wpływających na bieżące funkcjonowanie firmy (rozliczanie z wykonywanych zadań, ustalanie sposobów realizacji celów, wymiana informacji itp.):

– 2. motywacyjną – umożliwia branie udziału w procesie podejmowania decyzji, co dodatnio wpływa na zaangażowanie i motywację do pracy:

– 3. kontroli i wpływu – z reguły występuje nierówny dostęp do informacji, czego konsekwencją jest fakt, że jedni wiedzą więcej, a inni mniej. Tym samym jedni mają większy, a inni mniejszy zakres sprawowania władzy:

– 4. integracyjną – wymiana informacji poza formalnymi związkami generuje powstanie relacji nieformalnych będących początkiem integracji zespołu. Integracja może mieć charakter pozytywny (nastawiona na współpracę) lub negatywny (nastawiona na konfrontację).

Sposób realizacji wyróżnionych funkcji ma bezpośredni wpływ na skuteczność realizacji zadań stawianych przed danym przedsiębiorstwem. Ich realizacja wymaga przełamania dwóch podstawowych barier: interpersonalnej (wza- jemnyęh kontaktów silnie powiązanych ze sferą emocji) oraz strukturalny (wzajemnych relacji zależności interesów pomiędzy różnymi grupami).

Celem tej części opracowania jest zapoznanie czytelnika z podstawowymi pojęciami z zakresu komunikacji oraz prezentacja podstawowych technik przełamywania barier interpersonalnych oraz strukturalnych.