Prowadzenie korespondencji stanowi formę kontaktu pośredniego i podobnie jak rozmowa telefoniczna ma swoje dodatnie i ujemne strony w porównaniu z bezpośrednią rozmową. Ujemnym aspektem tego rodzaju kontaktu jest to, że:
– trudniej ustalić postawy wobec omawianego zagadnienia lub problemu,
– autor korespondencji lub rozmówca może prowadzić równolegle wiele negocjacji, stwarzając sobie pole manewru, co osłabia naszą pozycję przetargową,
– korespondencja stanowi dokument, a zatem większa staje się odpowiedzialność za słowo pisane niż mówione,
– wydłuża się czas ustaleń i negocjacji oraz podejmowania decyzji i przedsięwzięć.
– Aspektem dodatnim zaś jest to, że:
– telefonowanie jest wygodniejsze niż organizowanie spotkań, pozwala zmniejszyć koszty i zaoszczędzić czas,
– korespondencja i rozmowy telefoniczne z reguły są krótsze i bardziej rzeczowe, znacznie łatwiej w nich przyjąć ton nieosobisty, występować jako respondent organizacji czy firmy, łatwiej również utrzymać twardą linię negocjacyjną, gdyż kontakty te są bardziej anonimowe,
– oferty i uzgodnienia, umowy itp. powstałe w wyniku korespondencji są jednoznacznie zobowiązujące.
-Forma korespondencji może być różna, np. pisma służbowe, oficjalne, listy póloficjalne i prywatne. Forma korespondencji świadczy z jednej strony o kulturze piszącego, z drugiej zaś o szacunku dla adresata. Oto istotne elementy związane z formą korespondencji:
– jakość papieru, format, układ graficzny, czystość i przejrzystość (światło w tekście),
– nadruk firmowy lub blankiet osobisty, czytelny podpis lub pieczątka identyfikacyjna,
– nagłówek: używa się w nim tytułów zawodowych i naukowych, nie skraca się takich tytułów, jak: prezes, dyrektor, profesor, redaktor, wyjątek stanowią tytuły: doktor, magister, inżynier,
– w zakończeniu wskazana jest formuła grzecznościowa typu: ’’łączę wyrazy szacunku”,
– w pismach oficjalnych po nagłówku należy zamieścić informację, czego dotyczy korespondencja, ewentualnie podać numer sprawy, akt,
– adresowanie i kopertowanie pozostaje w ścisłym związku z nagłówkiem, przeczytane i poprawione pismo składa się po linii pionowej, a następnie poziomej.
Leave a reply