Kontakty korespondencyjne i telefoniczne

Prowadzenie korespondencji stanowi formę kontaktu pośredniego i podobnie jak rozmowa telefoniczna ma swoje dodatnie i ujemne strony w porównaniu z bezpośrednią rozmową. Ujemnym aspektem tego rodzaju kontaktu jest to, że:

– trudniej ustalić postawy wobec omawianego zagadnienia lub problemu,

– autor korespondencji lub rozmówca może prowadzić równolegle wiele negocjacji, stwarzając sobie pole manewru, co osłabia naszą pozycję przetargową,

– korespondencja stanowi dokument, a zatem większa staje się odpowiedzialność za słowo pisane niż mówione,

– wydłuża się czas ustaleń i negocjacji oraz podejmowania decyzji i przedsięwzięć.

– Aspektem dodatnim zaś jest to, że:

– telefonowanie jest wygodniejsze niż organizowanie spotkań, pozwala zmniejszyć koszty i zaoszczędzić czas,

– korespondencja i rozmowy telefoniczne z reguły są krótsze i bardziej rzeczowe, znacznie łatwiej w nich przyjąć ton nieosobisty, występować jako respondent organizacji czy firmy, łatwiej również utrzymać twardą linię negocjacyjną, gdyż kontakty te są bardziej anonimowe,

– oferty i uzgodnienia, umowy itp. powstałe w wyniku korespondencji są jednoznacznie zobowiązujące.

-Forma korespondencji może być różna, np. pisma służbowe, oficjalne, listy póloficjalne i prywatne. Forma korespondencji świadczy z jednej strony o kulturze piszącego, z drugiej zaś o szacunku dla adresata. Oto istotne elementy związane z formą korespondencji:

– jakość papieru, format, układ graficzny, czystość i przejrzystość (światło w tekście),

– nadruk firmowy lub blankiet osobisty, czytelny podpis lub pieczątka identyfikacyjna,

– nagłówek: używa się w nim tytułów zawodowych i naukowych, nie skraca się takich tytułów, jak: prezes, dyrektor, profesor, redaktor, wyjątek stanowią tytuły: doktor, magister, inżynier,

– w zakończeniu wskazana jest formuła grzecznościowa typu: ’’łączę wyrazy szacunku”,

– w pismach oficjalnych po nagłówku należy zamieścić informację, czego dotyczy korespondencja, ewentualnie podać numer sprawy, akt,

– adresowanie i kopertowanie pozostaje w ścisłym związku z nagłówkiem, przeczytane i poprawione pismo składa się po linii pionowej, a następnie poziomej.